Déclaration de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 mai 2018

Vous trouverez ci-après la déclaration de confidentialité de Executive Car Leasing & Renting BV, établissement secondaire de ECLR Luxembourg et bureau de représentation de ECLR Belgium (ci-après « ECLR » ou « nous »). Le siège social de ECLR est situé à Breda, Paardeweide 26A. Son numéro d’enregistrement à la Chambre de commerce aux Pays-Bas est le 20105024 et son numéro d'enregistrement au Luxembourg est le B-146848. ECLR est la société responsable du traitement des données à caractère personnel.

ECLR possède un Agent responsable de la protection des données(«AP»). L’AP surveille en interne le traitement des données effectué par ECLR et par ses entreprises sœurs. Si vous avez des plaintes ou des questions qui ne peuvent être traitées par les personnes de contact, vous pouvez prendre contact avec l’AP. Vous pouvez le contacter par voie postale en envoyant votre courrier à l’adresse « Executive Car Leasing & Renting BV", à l'attention de l’Agent responsable de la protection des données, Paardeweide 26A, 4824 EH Breda, ou par courriel à l’adresse info@eclr.net.


Nous vous expliquons dans la présente déclaration en quoi consiste notre politique générale en matière de traitement des données à caractère personnel. Nous décrivons quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons vous concernant, comment nous garantissons le respect de votre vie privée et quels sont vos droits.

Cette déclaration concerne des données de clients et de chauffeurs de ECLR, de visiteurs de notre site web, de fournisseurs, de postulants à un emploi et de toutes les autres relations de ECLR que nous sommes amenés à traiter.

Quelle est la politique générale de confidentialité de ECLR ?

  • ECLR respecte la vie privée de tous les visiteurs de son site web www.eclr.eu, de ses relations et clients (potentiels).
  • ECLR considère la sécurité et la confidentialité de vos données comme primordiale et gère avec soin vos données à caractère personnel.
  • ECLR ne partage vos données qu'avec des parties auxquelles elle a recours pour la fourniture de ses services et avec des parties avec lesquelles elle doit partager des données en vertu d’une obligation légale.
  • ECLR est continuellement à la recherche de moyens permettant d'améliorer ses prestations de services. En outre, ECLR tient toujours compte du respect de votre vie privée et se conforme aux exigences de la législation applicable en matière de protection des données.

Quand collectons-nous vos données à caractère personnel et comment les obtenons-nous ?
ECLR traite vos données à caractère personnel parce que :

  • vous utilisez ou allez utiliser nos services;
  • vous transmettez vos données à ECLR par contact personnel, courriel, site web ou téléphone;
  • vous visitez le site web de ECLR;
  • vous êtes en relation d'affaires avec ECLR;
  • vous avez postulé chez ECLR.

La plupart des données que nous collectons sur vous nous sont livrées par vous. La nature de ces données est fonction de la prestation spécifique sollicitée. Dans certains cas, nous pouvons tirer les données de notre base de données de sorte que vous ne deviez pas à chaque fois nous les fournir à nouveau.
Si vous signez une offre pour accord, les données de votre entreprise sont tirées de la plateforme de base de données de la Chambre de commerce (CdC) et/ou d'autres plateformes de données.

À quelles fins collectons-nous vos données à caractère personnel ?
ECLR traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes:

  • Communication. Nous utilisons vos coordonnées afin de pouvoir vous contacter si nécessaire, par exemple dans le cadre du traitement d'une offre ou d'un contrat. Pour continuer à vous informer sur nos prestations de services et pour vous tenir au courant des développements en cours.
  • Exécution d’un contrat de crédit-bail. Si vous êtes client, conducteur de voiture ou fournisseur de ECLR, nous traitons vos données pour préparer, établir et exécuter le contrat.
  • Vérification de la solvabilité. Pour chaque contrat, nous contrôlons la solvabilité de nos clients et des autres relations éventuelles concernées. Nous confions cette tâche à nos fournisseurs partenaires. Habituellement, seules les données d'entreprise sont traitées selon ce processus mais il se peut aussi que des données à caractère personnel le soient.
  • Procédure de candidature. Elles s’inscrivent tant dans le cadre de candidatures spontanées que lors d'une offre d'emploi vacant.
  • Législation et réglementation. Nous traitons vos données à caractère personnel si la législation ou la réglementation nous l’impose.
  • Utilisation de notre site web. Nous utilisons vos données afin d’évaluer si le site web de ECLR permet au visiteur une utilisation optimale du site.
  • Analyse et enquête de marketing. Nous utilisons vos coordonnées pour vous inviter à participer à des recherches, des enquêtes et des panels de clients.
  • Publicité/commercialisation directe

Quels sont les fondements des traitements ?
Nous traitons vos données parce que nous en avons besoin pour conclure ou exécuter un contrat avec vous, parce que nous y sommes contraints par la loi, parce que vous nous y avez autorisés ou parce que nous y avons un intérêt légitime.
Si vous avez donné à ECLR l’autorisation de traiter vos données à caractère personnel à certaines fins, vous pouvez retirer cette autorisation à tout moment de la même manière que vous l'avez accordée.

Quels sont les processus impliqués et quelles données à caractère personnel sont collectées par ECLR ?
ECLR traite vos données à caractère personnel selon différents processus. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des processus les plus importants utilisés.

1. Ventes
Vous pouvez vous adresser au département des ventes de ECLR pour toutes vos questions, demandes concernant des offres et la gestion des contrats par ECLR. Parfois, notre département des ventes vous demandera de lui livrer certaines données de sorte qu'il puisse mieux vous servir. Il lui sera parfois nécessaire de partager vos données avec des tiers, par exemple un fournisseur partenaire, un distributeur ou un assureur.

Vous pouvez prendre contact avec ELCR sur son site web à l’aide d'un formulaire de contact, par exemple lorsque vous avez une question à poser ou que vous souhaitez recevoir une offre. Ce formulaire parvient au service des ventes et y est traité le plus rapidement possible. Les données que nous vous avons demandé de remplir nous sont nécessaires pour pouvoir communiquer avec vous et être à votre service le plus rapidement possible.

2. Bulletins d’information
Nous souhaitons vous informer de nos solutions de crédit-bail et des évolutions actuelles sur le marché. Nous utilisons à cette fin les données à caractère personnel que vous nous avez fournies. Nous utilisons votre adresse de courriel pour vous envoyer des bulletins d'information sous forme numérique. Si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels de ECLR, il vous suffit de cliquer sur le lien « unsubscribe » du premier bulletin d'information suivant pour vous désinscrire.

3. Acquisition
ECLR pourra vous contacter directement par courriel ou par lettre pour que vous deveniez client chez nous. ECLR utilise notamment à cette fin des fichiers qu'elle achète auprès de tiers. Dans ce cas, ECLR examinera si les données sont obtenues légalement et mentionnera l’origine de ces données. ECLR utilise parfois d'autres canaux de communication. Nous tenons compte, à cet égard, de la législation afférente (spam).

4. Demande de crédit
Pour pouvoir contracter un crédit-bail pour un véhicule auprès de ECLR, il faut qu’une demande de crédit soit soumise à nos fournisseurs partenaires. Pour cette demande de crédit, nous avons besoin de disposer des données suivantes vous concernant :

  • le numéro au registre à la Chambre de commerce de votre entreprise;
  • nom (de l'entreprise);
  • les coordonnées de votre entreprise;
  • le(s) numéro(s) de téléphone;
  • l’adresse de courriel;
  • le numéro de compte bancaire;

5. Établissement de contrat
Pour pouvoir conclure un contrat auprès de ECLR, après l'approbation du crédit, nous avons besoin, en plus, des données suivantes vous concernant:

  • une copie de la légitimation des compétences de signature de votre entreprise;
  • le nom, le sexe (pour le titre de civilité), l’adresse, le numéro de téléphone, la copie de la preuve de légitimation, la copie du permis de conduire et l’adresse de courriel du conducteur du véhicule;
  • les données relatives à l'assurance automobile (responsabilité juridique et omnium)

Les autres données sont facultatives et vous pouvez les fournir sur une base volontaire.
Nous mettons ces données à la disposition de nos fournisseurs partenaires qui activent les contrats et qui facturent les mensualités pendant la durée du contrat.

6. Achats / fournisseurs / intermédiaires
ECLR traite les données à caractère personnel de ses fournisseurs et intermédiaires qui sont nécessaires pour l'achat de produits et l’exécution des contrats. Les données de ses fournisseurs que ECLR traite sont les noms et coordonnées des personnes de contact et les autres données qui sont nécessaires dans un cas spécifique.

7. Candidatures
Si vous postulez chez ECLR, les données que vous nous avez fournies sont traitées. Il s’agit notamment des données suivantes:

  • le nom et les coordonnées;
  • l’adresse de courriel, le numéro de téléphone et d’autres coordonnées;
  • la date de naissance/l’âge;
  • le sexe;
  • un curriculum vitæ (CV), des informations relatives au parcours formatif, aux stages et à l'expérience professionnelle;
  • des données relatives aux formations pratiques et théoriques et/ou aux évaluations;
  • des données relatives à la disponibilité;
  • d'autres données qui présentent (peuvent présenter) un intérêt dans le cadre de l'évaluation de l'aptitude du candidat, par exemple, des références et des certificats, la nationalité et le permis de travail;
  • d'autres données que vous nous avez fournies.

ECLR utilise ces données exclusivement pour et pendant le processus de candidature.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
ELCR ne conserve vos données personnelles que le temps strictement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels vos données sont recueillies. Qu’est-ce que cela implique concrètement ?

Type de données collectées Durée de conservation et motif
Données sur le client Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que vous êtes client chez ECLR. Au terme de contrat de crédit-bail, ECLR conserve vos données pendant sept ans au maximum (conformément à l’obligation légale).
Données sur les fournisseurs Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nous faisons affaire ensemble, aussi longtemps que vous êtes notre personne de contact pour le fournisseur et aussi longtemps que nous y sommes tenus en vertu de la loi.
Données sur les postulants Vos données de postulant sont conservées au maximum un mois après la clôture de la procédure de candidature à moins que vous ne nous donniez l’autorisation de les conserver plus longtemps. Dans ce cas, vos données sont supprimées au plus tard après une durée d’un an.

 
Partageons-nous vos données ?
Toutes les données que nous traitons sont stockées dans les centres de données de nos prestataires de services TI. Nous partageons également vos données avec nos fournisseurs partenaires.

Outre les fournisseurs partenaires, nous pouvons partager vos données avec des tiers concernés tels que des fournisseurs de voitures, des courtiers en assurance, des comptables/fiscalistes, les services publics, les organismes qui traitent le courrier électronique et postal. Nous partageons exclusivement ces données dans le but de pouvoir répondre à nos obligations contractuelles ou à des fins de marketing direct.

ECLR ne vend pas vos données à caractère personnel à des tiers. En outre, ECLR ne partage vos données avec d’autres que les parties précitées que si elle y est contrainte par une obligation légale.

Comment protégeons-nous vos données ?
Nous protégeons vos données afin qu’elles ne puissent se perdre ou tomber dans de mauvaises mains. Voici quelques-unes des mesures que nous prenons à cette fin :

  • nous sécurisons notre site web;
  • notre logiciel est mis à jour et nous utilisons un pare-feu;
  • l'accès aux systèmes électroniques est protégé par un mot de passe;
  • seuls les membres du personnel/tiers autorisés ont accès à vos données à caractère personnel.

Quels sont vos droits concernant vos données à caractère personnel ?
Vous avez le droit de consulter, rectifier ou supprimer vos données à caractère personnel. En outre, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement des données ou de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par ELCR. Dans certains cas aussi, vous avez un droit à la portabilité des données. Cela signifie que vous pouvez nous demander de vous envoyer dans un fichier informatique à vous ou à une autre organisation désignée par vous les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.

Vous pouvez envoyer une demande de consultation, de rectification, de suppression, de transfert de vos données à caractère personnel ou de retrait de votre consentement ou d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel à info@eclr.net.  

Pour que nous soyons assurés que la demande d'accès émane bien de vous, nous vous demandons de joindre à votre demande une copie de votre pièce d'identité. Noircissez dans cette copie votre photo de passeport, la MRZ (zone de lecture optique, ce sont les deux ou trois lignes situées au bas de la première page du passeport ou au dos d'une carte d'identité), votre numéro d'identification et le numéro de sécurité sociale (NSS). Ceci afin de protéger votre vie privée. Nous évaluerons si nous devons répondre et donner suite à votre demande. Nous réagissons aussi rapidement que possible.

Si vous avez des plaintes à émettre au sujet de notre traitement des données, nous vous invitons à en faire part à notre Agent responsable de la protection des données. Il va sans dire que nous espérons trouver ensemble une solution à votre plainte. Il est, en outre, possible d'introduire une plainte auprès de l’instance de contrôle nationale, l’Autorité de protection des données. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le lien suivant : https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Qu’en est-il en cas de modification de la politique de confidentialité de ECLR ?
Les règles relatives à la protection des données à caractère personnel et nos services peuvent changer. Nous nous réservons, dès lors, le droit d’apporter des modifications à la présente déclaration de confidentialité. Vous trouverez toujours la dernière version de notre déclaration de confidentialité sur notre site web, à l’adresse www.eclr.net. Cette déclaration a été modifiée pour la dernière fois le 23 mai 2018.